Wise ja Stripe: virolaisen OÜ:n kirjanpitoaineisto

Mitä aineistoa toimitat joka kuukausi?

Toimita myyntilaskut, ostolaskut, kuitit sekä kaikkien yhtiön pankkitilien ja maksupalvelujen tiliotteet samalta ajalta. Sisällytä valuuttatilit ja myös tilit, joilla on vain yksi tapahtuma. Aineistosta pitää näkyä alku- ja loppusaldo, päivämäärät, summat, valuutat ja tapahtumatunnukset.

PDF helpottaa saldojen tarkistamista, CSV tai sopiva kirjanpitovienti tapahtumien käsittelyä. Sovi muodosta kirjanpitäjän kanssa. Tiliote osoittaa maksun, mutta ei korvaa laskua eikä selvitystä ostetusta hyödykkeestä tai palvelun suoritusajankohdasta.

Wise: kaikki valuutat ja kulut erikseen

Wisen ohjeiden mukaan tiliotteeseen voi valita valuutat ja ajanjakson sekä näyttää palvelumaksut erikseen kirjanpitoa varten. Valitse kaikki yhtiön käyttämät valuutat ja säilytä tarvittaessa luettava tiliote sekä tuontitiedosto. Yksi Wisen tiliote kattaa enintään 365 päivää, joten pidempi kausi vaatii useita otteita.

Valuuttatilin ote ei välttämättä sisällä ulkoisella maksutavalla rahoitettuja siirtoja. Jos niitä on, lisää tapahtumaluettelo ja maksutositteet. Säilytä valuutanvaihdosta molempien valuuttojen määrät ja erilliset maksut myös kurssierojen tarkistamista varten.

Stripe: valitse tilityksiin sopiva raportti

Automaattisissa tilityksissä payout reconciliation report yhdistää pankkiin saadun summan maksuihin, palautuksiin, riitautuksiin ja palvelumaksuihin. Lataa eritelty CSV ja säilytä tilitystunnus. Valitun kauden tilitykseen voi kuulua aiemman kauden tapahtumia.

Manuaalisiin tilityksiin ja kuukauden lopun saldon tarkistamiseen sopii tilanteen mukaan balance summary report. Se sisältää kauden tapahtumat ja tilitykset, mutta ei kohdista yksittäisiä maksuja jokaiseen tilitykseen. Tarkista tilin asetukset ja sovi raportit, joilla sekä tapahtumat että loppusaldo voidaan täsmäyttää.

Esimerkki: miksi 1 065 € tilitys ei ole koko myynti?

Kuvitteellisessa esimerkissä asiakkaat maksavat 1 200 €, palautuksia on 100 € ja palvelumaksuja 35 €. Pankkiin tilitetään 1 065 €. Maksupalvelun alku- ja loppusaldo ovat nolla, valuuttoja on yksi eikä varauksia tai keskeneräisiä maksuja ole. 35 € on esimerkkikulu, ei Stripen hinnastosta otettu maksu.

Nämä ovat rahaliikkeitä, eivät valmis verolaskelma. Myynnin ajankohta, mahdollinen ALV, palautusten peruste ja palvelumaksujen verokohtelu tarkistetaan tositteista. Kun maksupalvelun tapahtumat on jo kirjattu, 1 065 € siirto pankkiin on tilien välinen siirto eikä uusi myynti.

Huomioi maksupalveluun kuukauden lopussa jäävä raha

Jos joulukuun tapahtuman raha tulee pankkiin tammikuussa, älä jätä joulukuun tapahtumaa pois. Tarkista palvelun loppuraportti, odottavat summat, varaukset ja valuutat. Pankkiin vielä saamatta oleva raha voi kuulua saamisiin tai muuhun soveltuvaan saldoon. Käsittely riippuu sopimuksesta ja tapahtuman tilasta.

Sama kattavuuden tarkistus koskee Revolutia tai muuta tiliä: toimita koko kausi ja kaikki käytetyt valuutat. Lisää myös palveluntarjoajan omista maksuista antamat laskut. Ulkomailta ostetut palvelut voivat aiheuttaa erillisen ALV-kysymyksen pienelläkin liikevaihdolla.

Vältä kaksoiskirjauksia ja puuttuvia tietoja

• Käytä johdonmukaista kuukausijaksoa ja ilmoita raportin aikavyöhyke.
• Yhdistä lasku, asiakkaan maksu ja tilitys tapahtumatunnuksilla.
• Toimita palautukset, riitautukset, kulut ja loppusaldo.
• Merkitse yhtiön omien tilien väliset siirrot.
• Kerro uusista tileistä ja valuutoista heti niiden käyttöönoton yhteydessä.

Älä jaa pankin salasanoja tai tunnistautumiskoodeja. Sovi aineiston siirtotapa tai sopivat käyttöoikeudet. Tutustu kirjanpitopalveluun ja pakettien hintoihin ja rajoihin.