Digitaalinen kirjanpito: virolaisen yrityksen kuukausirutiini

Tallenna tosite, ei vain pankkitapahtumaa

Pankkitiliote osoittaa maksun, mutta ei välttämättä kerro, mitä ostettiin ja miksi kulu liittyy yritystoimintaan. Säilytä osto- ja myyntilaskut, sopimukset sekä muut kulutositteet. Kirjaa tarvittava selitys heti tapahtuman yhteydessä. Esimerkiksi korttimaksun saajan nimi ei aina paljasta ostoksen sisältöä. Kuukausia myöhemmin selvittäminen vie helposti enemmän aikaa kuin tositteen kerääminen ostohetkellä.

PDF-lasku ja verkkolasku ovat eri asioita

Verkkolasku on rakenteinen, koneellisesti käsiteltävä lasku. Sähköpostin PDF-liite ei automaattisesti ole verkkolasku. Valitse aineiston toimitustapa, joka sopii asiakkaillesi ja kirjanpito-ohjelmistolle. Automaattinen tietojen siirto voi vähentää käsityötä, mutta tilien, verokäsittelyn ja mahdollisten kaksoiskappaleiden tarkistus on silti tarpeen. Sama lasku voi saapua esimerkiksi sekä sähköpostista että maksupalvelun raportin mukana.

Sovi kuukauden sulkemisen työjärjestys

• Yrittäjä toimittaa tositteet ja vastaa avoimiin kysymyksiin.
• Kirjanpitäjä täsmäyttää pankin, saatavien ja velkojen saldot.
• Palkkatiedot hyväksytään ennen maksua.
• Tarvittavat veroilmoitukset valmistellaan ja lähetetään.
• Yrittäjä tarkistaa tuloksen, erääntyneet saatavat ja lähestyvät maksut.

Kirjaa kunkin tehtävän tekijä ja määräpäivä. Pelkkä ohjelmistotunnus ei ratkaise sitä, kuka tarkistaa ja hyväksyy tiedot.

Varmista pääsy aineistoon myös myöhemmin

Sovi varmuuskopioinnista, käyttöoikeuksista ja tietojen viennistä ohjelmistosta. Virossa kirjanpidon tositteiden yleinen säilytysaika on seitsemän vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolloin tapahtuma kirjattiin. Tietyillä muilla asiakirjoilla voi olla eri säilytysaika. Yrityksen on säilytettävä pääsy vaadittuihin asiakirjoihin myös kirjanpitäjän vaihtuessa. Selvitä etukäteen, missä muodossa saat aineiston sopimuksen päättyessä ja miten se pysyy luettavana.