Lyhyt vastaus
Sovi kirjallisesti viimeinen käsiteltävä kausi, siirrettävä aineisto ja ilmoitusten tekijä. Uusi kirjanpitäjä tarvitsee tarkistettavat alkusaldot, tositteet ja valtuudet. Vaihdon voi suunnitella myös kesken tilikauden, kun nykyisen sopimuksen ehdot huomioidaan.
Sovi vaihdon ajankohta kirjallisesti
Tarkista nykyisen sopimuksen irtisanomisehdot ennen vaihtoa. Sopikaa, minkä kauden vanha kirjanpitäjä käsittelee loppuun ja mistä uusi aloittaa. Vuosiraportin laatija ja keskeneräisten korjausten tekijä on sovittava erikseen. Jos vaihto tapahtuu marraskuun alussa, lokakuun tapahtumat ja marraskuussa erääntyvät lokakuun ilmoitukset voivat yhä kuulua vanhan kirjanpitäjän tehtäviin. Päivämäärä yksin ei ratkaise vastuunjakoa.
Pyydä aineisto käyttökelpoisessa muodossa
- Pääkirja, saldoluettelo ja tilikartta.
- Osto- ja myyntilaskut sekä pankkitiliotteet.
- Saatava-, velka-, käyttöomaisuus- ja lainaluettelot.
- Palkkatiedot, lomakertymät ja tarvittavat sopimukset.
- Toimitetut veroilmoitukset ja viimeisin vuosiraportti.
- Luettelo puuttuvista tositteista ja avoimista kysymyksistä.
Pelkkä PDF-raportti ei aina riitä tietojen siirtämiseen. Pyydä mahdollisuuksien mukaan myös ohjelmiston tietojen vientitiedostot ja sovi, kuka tarkistaa aineiston täydellisyyden.
Täsmäytä saldot ja järjestä käyttöoikeudet
Uuden kirjanpitäjän tulee verrata alkusaldoja luovutettuihin raportteihin. Pankin, verotilin, saatavien ja velkojen saldoille tarvitaan selitys ja niitä tukevat tiedot. Anna e-MTAan ja muihin palveluihin tehtävän edellyttämät valtuudet. Henkilökohtaisia salasanoja tai sähköisen henkilöllisyystodistuksen PIN-koodeja ei luovuteta. Poista vanhat käyttöoikeudet, kun sovitut tehtävät ja aineiston siirto on hoidettu.
Tarkista ensimmäinen kuukausi yhdessä
Tyypillinen katkos syntyy, kun kumpikin kirjanpitäjä olettaa toisen lähettävän ilmoituksen. Toinen riski on aineisto, joka on toimitettu mutta jota kukaan ei ole tarkistanut. Käyttäkää luovutuslistaa ja nimetkää jokaiselle avoimelle tehtävälle vastuuhenkilö. Ensimmäisen kauden lopussa kannattaa tarkistaa yhdessä puuttuvat tositteet, ilmoitusten tila ja mahdolliset saldoerot. Säilytä yritykselläsi pääsy lakisääteisesti säilytettäviin asiakirjoihin myös sopimuksen päätyttyä.
Opas antaa yleiskuvan aiheesta. Yksittäisen liiketoimen käsittely riippuu sen olosuhteista ja kyseisenä ajankohtana voimassa olevista säännöistä.
Onko sinulla kysyttävää yrityksesi tilanteesta? Ota yhteyttä Gerli Poogaan. Tutustu kirjanpitäjääsi →
