Коротко о главном
Проверьте подлинность запроса, период, перечень вопросов и срок ответа. Соберите документы, связывающие договоры, фактические операции, платежи и декларации. Если времени недостаточно, заранее запросите продление и дождитесь подтверждения.
Прочитайте запрос до сбора документов
Сам запрос не доказывает нарушение. Выясните, какие сделки и периоды интересуют налоговый орган и в какой форме нужен ответ. Неожиданное сообщение проверьте через e-MTA или официальные контакты департамента. Запишите срок и ответственного сотрудника. Если документы нужно получать у контрагентов и времени мало, объясните ситуацию до истечения срока. Отправленная просьба о продлении ещё не означает, что оно предоставлено.
Покажите, что фактически произошло
Соберите договоры, заказы, счета, подтверждения поставки товара или выполнения услуги, платежи и переписку по существу сделки. Свяжите их с бухгалтерскими записями и декларациями. Счёт подтверждает предъявленную сумму, но не всегда доказывает выполненную работу. Для услуги полезны материалы, позволяющие понять её содержание, результат и связь с деятельностью компании. Не смешивайте документы разных сделок без пояснения.
Ответьте по порядку и обозначьте пробелы
Следуйте нумерации вопросов, называйте приложения и объясняйте расхождения. Если документа нет, укажите это и опишите доступные сведения. Обнаруженную ошибку в учёте нужно корректно объяснить и организовать исправление. Нельзя заменять отсутствующее подтверждение выдуманным документом или выдавать предположение за факт. Сохраните отправленный ответ и полный комплект приложений вместе с подтверждением отправки.
Определите, какая помощь требуется
Бухгалтер сверит суммы, восстановит связь операций с декларациями и поможет подготовить пояснения. Вопросы процессуальных прав или спор с налоговым органом могут требовать юриста. Для первого обращения достаточно темы запроса, периода и срока. Передачу документов с персональными или конфиденциальными данными согласуйте отдельно. Чем раньше понятен объём запроса, тем легче распределить работу без спешки в последний день.
Официальные источники
В статье изложены общие правила. Учёт и налогообложение конкретной операции зависят от её обстоятельств и требований, действующих на дату операции.
Обсудить ситуацию вашей компании можно с Герли Поога. О вашем бухгалтере →
