Lyhyt vastaus
Tarkista selvityspyynnön aitous, käsiteltävä kausi ja vastauksen määräpäivä. Kokoa sopimukset, laskut ja näyttö liiketoimien toteutumisesta. Vastaa tarkistettavilla tiedoilla ja ilmoita selkeästi, mitä vielä puuttuu.
Selvitä, mitä viranomainen kysyy
Viron Maksu- ja Tolliametin eli MTA:n selvityspyyntö ei automaattisesti tarkoita, että yritys olisi rikkonut sääntöjä. Lue, mitä kautta ja liiketoimia pyyntö koskee, kuka asiaa käsittelee ja mihin mennessä vastaus tarvitaan. Tarkista epäselvän viestin aitous viranomaisen omasta asiointipalvelusta tai virallisista yhteystiedoista. Jos aineiston keräämiseen tarvitaan lisäaikaa, ota yhteyttä ennen määräpäivää ja perustele pyyntö.
Kokoa liiketoimen tapahtumaketju
- Sopimukset, tilaukset ja laskut.
- Näyttö tavaran toimituksesta tai palvelun suorittamisesta.
- Pankkimaksut ja saldojen täsmäytykset.
- Liiketoimen tarkoitus ja osapuolten tehtävät.
- Yhteys kirjanpitoon ja annettuihin veroilmoituksiin.
Esimerkiksi konsultointilaskun rinnalla voi olla tarpeen osoittaa, mitä sovittiin ja mitä työtä tehtiin. Pelkkä laskun olemassaolo ei aina vastaa kysymykseen liiketoimen todellisesta sisällöstä.
Vastaa tosiasioilla ja kerro puutteista
Käsittele kysymykset pyynnön järjestyksessä ja viittaa liitteisiin selkeästi. Jos asiakirja puuttuu tai kirjanpidossa on virhe, kuvaa tilanne täsmällisesti ja selvitä tarvittava korjaus. Älä laadi jälkikäteen näennäisiä tositteita tai esitä oletusta varmana tietona. Säilytä kopio vastauksesta ja liitteistä sekä tieto niiden lähettämisestä. Tarkista, että vastauksessa olevat summat ja päivämäärät vastaavat aineistoa.
Milloin tarvitset lisäapua?
Kirjanpitäjä voi yhdistää tositteet kirjauksiin, täsmäyttää luvut ja selvittää veroilmoitusten perusteet. Riita, muutoksenhaku tai menettelyyn liittyvät oikeudet voivat edellyttää erillistä oikeudellista neuvontaa. Ensimmäiseen yhteydenottoon riittävät pyynnön aihe, tarkasteltava kausi ja vastaamisen määräaika. Henkilötietoja sisältävän aineiston toimittamisesta sovitaan erikseen. Aikainen yhteydenotto jättää enemmän aikaa puuttuvien tietojen selvittämiseen.
Viranomaislähteet
Opas antaa yleiskuvan aiheesta. Yksittäisen liiketoimen käsittely riippuu sen olosuhteista ja kyseisenä ajankohtana voimassa olevista säännöistä.
Onko sinulla kysyttävää yrityksesi tilanteesta? Ota yhteyttä Gerli Poogaan. Tutustu kirjanpitäjääsi →
