Коротко о главном
Сначала согласуйте дату перехода и ответственных за каждую декларацию. Затем передайте документы и выгрузку учёта, сверьте остатки и оформите полномочия. Передача файлов завершена только после проверки их полноты новым бухгалтером.
Назначьте последний и первый отчётные периоды
Проверьте срок уведомления и условия передачи данных в действующем договоре. Зафиксируйте письменно, какой месяц закрывает прежний бухгалтер и с какого месяца начинает новый. Если переход происходит после сентября, отдельно определите, кто сдаёт сентябрьские декларации в октябре. Годовой отчёт и исправления прежних периодов тоже нужно распределить: они не переходят автоматически вместе с текущим учётом.
Запросите данные, с которыми можно продолжить работу
Нужны главная книга, оборотно-сальдовая ведомость, план счетов, первичные документы и банковские выписки. Добавьте расшифровки долгов покупателей и поставщиков, основные средства, займы, зарплатные расчёты и остатки отпусков. Передайте поданные декларации, последний годовой отчёт и список нерешённых вопросов. PDF удобен для просмотра, но для переноса между программами часто нужна полноценная выгрузка данных.
Сверьте остатки и оформите полномочия
Остатки в учёте должны совпадать с выписками банков, налоговым счётом и расшифровками задолженности. Расхождения лучше выяснить до первого закрытия месяца. Выдайте новому бухгалтеру полномочия для согласованных задач в e-MTA, регистре и программе. Личные пароли и PIN-коды электронной подписи передавать не нужно. Доступ прежнего бухгалтера закройте после завершения его работы и передачи материалов.
Проверьте, что ни одна задача не потерялась
Попросите нового бухгалтера подтвердить получение материалов и назвать недостающие сведения. У каждой незавершённой задачи должны быть ответственный и срок. Через первый месяц совместной работы проверьте перенос данных, ближайшие декларации и ответы на возникшие вопросы. Если обнаружены старые ошибки, согласуйте их исправление отдельно: обычная передача учёта не означает, что все прошлые периоды уже проверены.
В статье изложены общие правила. Учёт и налогообложение конкретной операции зависят от её обстоятельств и требований, действующих на дату операции.
Обсудить ситуацию вашей компании можно с Герли Поога. О вашем бухгалтере →
