Digitaalinen kirjanpito tarkoittaa, että laskut, pankkitapahtumat ja ilmoitukset kulkevat järjestelmässä — eivät sähköpostin liitteissä tai laatikossa. Viro tukee tätä e-laskuilla, e-MTA-portaalilla ja nykyaikaisilla ohjelmistoilla. Alla: mitä asetetaan ja mistä aloitetaan.
Mikä on digitaalisesti kunnossa?
- Myyntilaskut — yhdessä järjestelmässä, oikealla ALV-verokannalla (vakio 24 %)
- Ostolaskut — e-laskuina tai PDF:nä yhdessä kansiossa/työnkulussa
- Pankkitiedot — tapahtumat automaattisesti tai säännöllisesti
- Ilmoitukset — KMD viimeistään 20., TSD viimeistään 10. e-MTA-portaalin kautta
E-laskut — miksi ne auttavat
E-lasku on koneellisesti luettava (esim. XML), ei skannattu PDF. Se vähentää manuaalista työtä: summat, ALV ja viitteet siirtyvät kirjanpitoon vähemmillä virheillä. Julkinen sektori ja monet suuret ostajat suosivat tai vaativat e-laskuja.
Jos laskutatte paljon B2B-asiakkaille, ottakaa e-laskujen lähetys käyttöön heti alusta. Jos palvelette pääasiassa yksityishenkilöitä, oikea PDF-lasku voi riittää aluksi — mutta ostolaskujen vastaanotto e-laskuina kannattaa silti.
Kuukausittainen digitaalinen rytmi
- Kuukauden aikana: laskut ja kulut järjestelmään (ei kasaa kuun lopussa)
- Kuukauden sulku: pankkien täsmäytys, palkat, puuttuvat asiakirjat
- TSD valmiina ennen 10.
- KMD valmiina ennen 20. (jos olette ALV-velvollisia)
Lisää ilmoituksista: veroilmoitukset Virossa.
Yleisimmät virheet
- Laskut sähköpostin liitteissä ilman yhteistä arkistoa
- Henkilö- ja yrityskulut samassa kansiossa
- Väärät ALV-asetukset — vanha verokanta eikä 24 % tai puuttuva ALV-numero
- „Digitaalinen" vain nimessä: Excel + WhatsApp-kuvat
Miten aloittaa
Valitkaa yksi pääjärjestelmä, liittäkää pankki, opetelkaa asiakirjojen työnkulku (tai antakaa kirjanpitäjälle) ja lopettakaa rinnakkaiset Excel-tiedostot. Jos perustatte uuden OÜ:n, asettakaa digitaalinen työnkulku heti — ks. yrityksen perustaminen ja kirjanpito.
GPCONSULT OÜ
Työskentelemme digitaalisesti: e-laskut, jaettu pääsy, selkeät määräajat. Teidän ei tarvitse postittaa paperia tai arvailla, onko „tiedosto perillä".
Haluatteko digitaalisen kirjanpidon?
Asetamme e-laskut, asiakirjojen työnkulun ja raportit — tilanteen näette milloin tahansa.
Ilmainen konsultointi